關於如何準確、有效的發送Email你必須知道的十二件事



這裡的 發送 Email 不是那個你在 Email service provider(ESP)中點選寄信的那個寄信動作,而是當你已經是ESP本身時應該要了解的事!

標題有點太過,就當我練習下標好了XD

其實白話點就是「如何避免寄出垃圾信」這幾個字。

內文主要引用自 MailGun 服務的文件 (Email Best Practices)

不是想為這間公司打廣告,而是剛好在他的文件中看到這樣的資訊,讓人覺得「這才是做這行應有的專業」,要做一個專業的 Sender 就要先有專業的素養,把該跟客戶說清楚的好好說清楚來!

以下他分成 12 件事來描述寄信這檔事,本人僅做簡短介紹要看全文就連回去他網站看吧

  1. Reputation – 寄信是代表一種個人或團體的窗口、業務分身,需要特別注意自己的信用、商譽,所以做起發信準備時就需格外小心,收集名單建立客戶群組也都要使用 double opt-in 的方式以及去追蹤信件成效,準確的寄送是第一步。

  2. Hosting – 信用的概念延伸至服務本身時就與服務所在的IP位置與主機有關,穩定從哪裡來的信件一定是白名單這點是需要時間建立,但若是常變換發送主機位置或主機本身為虛擬的雲端服務時,就有一定的機會被認定是垃圾信。(此段有點過於強調,個人覺得廣告成分多點Orz)

  3. IP Addresses and Sending Volume – 發送信件數量與IP位址型態的選擇,每日大於5000封時建議使用獨立IP,其中有兩個思考點:同台主機處理的速度與不同台主機使用不同IP會影響 credit。

  4. DNS – 不只IP會有信用問題還有DNS也是做為驗證發送端的資訊之一。(題外話:因處理客戶垃圾信件問題時發現垃圾信的黑名單使用機制也是DNS)

  5. Authentication – 上面提到的驗證就會發生在DNS記錄上,有SPFDKIMDomainKeysSenderID,確保發送時資訊正確也是避免被誤判的前置準備。

  6. Mailing Lists – 這邊是提到與第一點有關系的客戶名單,千萬不要去使用買來的清單,因為裡面有多少是無效的帳號你都不曉得,發送過多就準備加入黑名單行列了,還有在建立客戶名單時也要確保信箱是可以正確運做的。

  7. Bounce and ESP Feedback Handling – 避免踏入黑名單的做法就是要去處理發送時接收方給的任何回饋資訊,以免對方已經提醒你有問題了還無視提醒繼續發送,直到被接收方禁止。

  8. Feedback Loops and Spam Complaints – 與上段差不多,就是提醒當 Sender 的你要去了解各家ESP服務會使用哪些方式驗證,所謂的知己知彼

  9. Unsubscribe Handling – 發送信件時要給客戶機會取消訂閱,不得強迫接收,這也是有些ESP服務在驗證信件時會做的動作。

  10. Recipient Engagement – 不只是訊息的推送,還要讓收信人跟寄信方有一些互動(開信、點擊連結、加入連絡人…等)增加信任,所以可以盡量避免 do-not-reply 的方式。

  11. Whitelists and other deliverability tools – 與第八點差不多,就是反過來主動點去尋找加入白名單的方法。

  12. Email Content – 最後一個就是信件內容,避免被當作垃圾信有幾點注意:儘管是批次寄送也不要內文全部一樣,改個收信人名稱也是改;發送時內容盡量多元,純文字、HTML描述都好,考量收信人的環境去設計;多點文字敘述比多點連結更不易進入垃圾收件夾;避免使用廣告常用的字眼(EX: buy now!, Free!..等等,過多的驚嘆符號);發送的 header 內容也要符合發送單位(驗證這塊);確保信件中包含取消訂閱的連結;若有外部連結也要讓連結與你的 Domain 有關系,使用縮網址不是一個好的做法,因為太常被廣告信使用;使用A/B測試方式來改善信件內容,做自我提升!

呼~ 以上就是這12點的簡短介紹,筆記於此

只要瞭解這規則,要避免或是漂白黑名單自然就會有頭緒囉,有機會再來寫寫關於怎麼解決伺服器被駭來當作垃圾郵件發信機這案例吧!

(狀態表示寫太長的文會疲勞一陣子XD)

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